Bảng lương và BHXH cho doanh nghiệp siêu nhỏ: làm gọn mà vẫn đúng luật

Doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần một bảng lương 12 cột và một lịch chốt lương cố định. Đây là cách dựng trong 40 phút, kèm mức đóng BHXH 2026 và năm lỗi hay bị truy thu.

Quán của chị Loan có 40 chỗ ngồi và 9 nhân viên, chia hai ca. Mười năm nay chị trả lương tiền mặt vào ngày 5, ghi vào cuốn sổ để dưới quầy. Tháng nào cũng có người thắc mắc: bữa đó em làm thêm hai tiếng sao không thấy, tháng trước em nghỉ hai ngày mà bị trừ ba. Rồi cơ quan bảo hiểm xã hội gửi thông báo về nhóm người ký hợp đồng ngắn hạn. Lúc đó chị mới nhận ra cuốn sổ dưới quầy không đủ.

Trả lời thẳng: Một doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần một bảng lương duy nhất trên Google Sheet với 12 cột, cộng một quy trình chốt lương cố định mỗi tháng. Về bảo hiểm, năm 2026 tổng mức đóng là 32% tiền lương làm căn cứ đóng, trong đó doanh nghiệp chịu 21,5% và người lao động chịu 10,5%. Làm đúng hai thứ đó là gọn và đúng luật.

Bảng lương gọn nhất chỉ cần 12 cột

Không cần phần mềm. Một sheet, mỗi tháng một tab, mỗi người một dòng.

Cột	Ghi gì
1. Họ tên và chức danh	Đúng như trong hợp đồng lao động
2. Mức lương theo công việc	Phần lương cứng ghi trong hợp đồng
3. Phụ cấp	Trách nhiệm, ca đêm, đi lại — ghi từng khoản
4. Khoản bổ sung xác định được	Khoản cố định trả cùng lương mỗi kỳ
5. Ngày công thực tế	Lấy từ bảng chấm công, không tính nhẩm
6. Giờ tăng ca	Tách ngày thường, ngày nghỉ tuần, ngày lễ
7. Tiền tăng ca	Ít nhất 150%, 200%, 300% tương ứng
8. Thưởng, thu nhập khác	Ghi rõ lý do, không gộp chung
9. Tổng thu nhập	Cộng từ cột 2 đến cột 8
10. Trừ bảo hiểm 10,5%	Phần người lao động đóng
11. Thuế thu nhập cá nhân	Tạm khấu trừ sau giảm trừ gia cảnh
12. Thực nhận và chữ ký nhận	Cột quan trọng nhất khi có tranh chấp

Cột 2, 3, 4 phải tách riêng chứ đừng gộp thành một con số "lương 10 triệu". Lý do: tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm mức lương theo công việc, phụ cấp lương và các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể. Gộp hết vào một dòng thì lúc cơ quan bảo hiểm hỏi, bạn không giải trình được khoản nào tính.

BHXH 2026: ai phải đóng và đóng bao nhiêu

Đây là phần chủ doanh nghiệp nhỏ hay nhầm nhất.

• Ai phải đóng. Từ 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đưa người làm theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên vào diện bắt buộc. Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh cũng vậy.
• Đóng bao nhiêu. Tổng 32%. Doanh nghiệp đóng 21,5% gồm 14% hưu trí và tử tuất, 3% ốm đau thai sản, 0,5% tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp. Người lao động đóng 10,5% gồm 8% bảo hiểm xã hội, 1,5% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp.
• Đóng trên mức nào. Không thấp hơn lương tối thiểu vùng: từ 1/1/2026, theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, là 5.310.000 đồng/tháng vùng I, 4.730.000 vùng II, 4.140.000 vùng III, 3.700.000 vùng IV.
• Sàn và trần. Từ 1/7/2026, mức tham chiếu là 2.530.000 đồng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP, nên lương làm căn cứ đóng thấp nhất là 2.530.000 đồng, cao nhất 50.600.000 đồng một tháng.

Ví dụ cho dễ hình dung. Quán chị Loan ở vùng I, một nhân viên bếp lương 8.000.000 đồng/tháng. Người đó bị trừ 10,5% là 840.000 đồng. Quán đóng thêm 21,5% là 1.720.000 đồng. Tổng chi phí thật cho vị trí này là 9.720.000 đồng.

Bạn tự làm được ngay hôm nay: dựng bảng lương trong 40 phút

1. 5 phút — liệt kê từng người và mức lương đang trả thật, kể cả người làm bán thời gian.
2. 5 phút — tách mỗi mức lương thành ba phần: lương theo công việc, phụ cấp, khoản bổ sung. Con số tách ra phải khớp hợp đồng lao động.
3. 10 phút — mở Google Sheet, dựng đúng 12 cột ở bảng trên, đặt tên file theo tháng.
4. 5 phút — nhập công thức. Cột 9 cộng từ cột 2 đến 8, cột 10 bằng cột 9 nhân 10,5%, cột 12 bằng cột 9 trừ cột 10 trừ cột 11.
5. 5 phút — dán bảng chấm công lên tường, nhân viên tự ký cuối mỗi ca. Cách rẻ nhất để hết cãi nhau về ngày công.
6. 5 phút — chốt ngày khóa công và ngày trả lương, cố định hằng tháng, thông báo cho cả nhóm.
7. 5 phút — xuất PDF bảng lương mỗi tháng, kèm ảnh chụp trang ký nhận nếu bạn trả tiền mặt.

Bốn mươi phút này thay được cuốn sổ dưới quầy. Muốn đi tiếp từng bước, xem lộ trình đưa AI vào doanh nghiệp — không đập bỏ cách bạn đang làm, ghép thêm rồi đo bằng con số.

Năm sai lầm khiến doanh nghiệp siêu nhỏ bị truy thu

• Đóng bảo hiểm trên mức thấp hơn lương trả thật. Ghi hợp đồng 4,5 triệu nhưng trả tay 12 triệu. Bị đối chiếu là phải truy đóng phần chênh.
• Trả tiền mặt không có chữ ký nhận. Thiếu cột 12 thì khi tranh chấp, phần thiệt thuộc về người không giữ chứng từ.
• Quên phụ cấp cố định. Phụ cấp lương và khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể vẫn tính vào lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.
• Bỏ qua thuế thu nhập cá nhân. Từ kỳ tính thuế 2026, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu cho mỗi người phụ thuộc. Nhiều nhân viên chưa tới ngưỡng nộp, nhưng doanh nghiệp vẫn phải kê khai.
• Chậm đóng, nghĩ đóng bù sau cũng được. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định số tiền chậm đóng, trốn đóng bị tính thêm 0,03% mỗi ngày, chưa kể phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Quy trình chốt lương sáu bước, làm cố định mỗi tháng

1. Ngày 28: khóa bảng chấm công, dán bản chụp lên nhóm Zalo.
2. Ngày 29: nhận phản hồi, ai sai thì báo trong ngày.
3. Ngày 30: nhập bảng lương, tính bảo hiểm và thuế.
4. Ngày 1: chủ duyệt và ký — bước không AI nào làm thay được.
5. Ngày 3: nộp tiền bảo hiểm, giữ lại chứng từ.
6. Ngày 5: trả lương, thu chữ ký nhận, xuất PDF lưu trữ.

Sáu mốc này quan trọng hơn phần mềm. Có lịch cố định thì mỗi tháng bạn chỉ mất khoảng một giờ.

Khi nào nên thuê phòng ban Kế toán nội bộ AI

Dưới 5 người và lương ít thay đổi, bạn tự làm là hợp lý nhất. Đừng tốn tiền.

Nên tính chuyện thuê khi bạn có từ 10 người trở lên, có ca kíp và tăng ca, có người ra vào giữa tháng. Phòng ban Kế toán nội bộ AI của MOHILA dựng bảng lương theo đúng cấu trúc trên, tính sẵn phần bảo hiểm và thuế, lập bảng đối chiếu tăng giảm lao động, nhắc lịch nộp. Giá thuê 2.000.000 đồng/tháng; ghép thêm phòng ban Nhân sự lo hợp đồng và chấm công thì giảm 15%, xem bảng giá.

Nói thẳng phần AI không làm: AI không ký bảng lương, không nộp tiền thay bạn, không thay kế toán thuế ký báo cáo. Nguyên tắc của MOHILA là AI làm việc, người thật chịu trách nhiệm. Muốn thử thì giao việc đầu tiên 0 đồng — gửi danh sách nhân sự, nhận bảng lương mẫu trong 48 giờ.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp 5 người có bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội không?

Có. Luật không miễn theo quy mô. Từ 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định người làm theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện tham gia bắt buộc. Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh cũng phải tham gia.

Tôi trả lương tiền mặt thì có sao không?

Trả tiền mặt là hợp pháp, nhưng bạn phải có bảng lương và chữ ký nhận của từng người. Không có chứng từ thì khi tranh chấp hoặc khi bị kiểm tra, bạn không chứng minh được đã trả bao nhiêu. Chụp lại trang ký nhận mỗi tháng và lưu một thư mục.

Lương bao nhiêu thì nhân viên phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu cho mỗi người phụ thuộc, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Thu nhập tính thuế còn được trừ tiền bảo hiểm bắt buộc, nên phần lớn nhân viên ở doanh nghiệp siêu nhỏ chưa đến ngưỡng phải nộp.

Nhân viên chỉ làm hai tháng cao điểm có phải đóng bảo hiểm không?

Có, nếu bạn ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên. Quy định cũ về hợp đồng mùa vụ đã bị bỏ từ 1/1/2021, và Luật Bảo hiểm xã hội 2024 mở rộng diện bắt buộc xuống hợp đồng 1 tháng. Hãy tính khoản này vào giá thành ngay khi lên kế hoạch mùa cao điểm.

Bảng lương gọn không phải là bảng ít cột, mà là bảng có đúng cột cần và được chốt đúng ngày. Bỏ 40 phút hôm nay để dựng nó, mỗi tháng bạn tiết kiệm nửa ngày và bớt hẳn tranh cãi. Cần người dựng cùng hoặc kiểm lại phần bảo hiểm, nhắn Zalo hoặc gọi 0936 911 656, gửi mail mohinhlai@gmail.com, hoặc xem 5 phòng ban AI tại mohinhlai.com.