Định giá sản phẩm: công thức tính giá thành đủ chi phí ẩn

Nhiều chủ xưởng báo giá xong mới biết đơn đó lỗ. Bài này chỉ ra 8 khoản chi phí ẩn hay bị bỏ quên, công thức tính giá thành đủ 5 bước và bảng mẫu chép về dùng luôn.

Anh Tuấn có xưởng cơ khí 12 người ở Dĩ An. Đơn khung sắt nhà xưởng, anh báo 186 triệu, khách chốt trong một cuộc gọi. Làm xong hai tháng, tiền về đủ mà tài khoản chẳng dày thêm. Anh tính lại: sắt hộp, que hàn, công thợ — vẫn lời 14%. Nhưng anh quên tiền điện máy cắt chạy tăng ca, quên bảo hiểm doanh nghiệp đóng cho 12 người, quên hai lần cắt lại vì sai bản vẽ, quên xe cẩu ngày lắp đặt, quên khoản khách giữ 10% bảo hành sáu tháng. Cộng đủ, đơn đó lời đúng 2%. Bạn có đang định giá sản phẩm theo kiểu đó không?

Trả lời thẳng: Định giá sản phẩm đúng là lấy giá thành đầy đủ — nguyên vật liệu, nhân công đã cộng 21,5% bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý, cộng nhóm chi phí ẩn gồm hàng lỗi, bảo hành, chiết khấu và vốn bị chôn trong công nợ — rồi mới cộng biên lợi nhuận mục tiêu. Thiếu một nhóm, bạn bán càng nhiều càng lỗ.

Vì sao cách tính "vốn cộng lời" luôn cho ra giá sai

Phần lớn chủ doanh nghiệp nhỏ định giá bằng ba con số trong đầu: vật tư, tiền công, cộng 20–30% cho chắc. Cách này chạy tốt khi bạn làm một mình. Đến khi xưởng lên 12 người hay shop bán 30 đơn một ngày, nó gãy.

Lý do đơn giản: nhóm chi phí ăn mòn lợi nhuận không nằm trên hóa đơn nào của đơn hàng. Nó rải đều trong tháng — mặt bằng, lương kế toán, tiền điện, phần mềm, xăng xe, tiếp khách. Cuối tháng bạn lấy tổng thu trừ tổng chi, thấy dương thì yên tâm, nhưng không biết đơn nào kéo lời, đơn nào ăn mòn. Dấu hiệu dễ nhận nhất: doanh thu tăng 40% mà tiền mặt không nhích — bạn đang bán rất tốt những mặt hàng lỗ.

Tám khoản chi phí ẩn hay bị bỏ quên nhất

Bạn bỏ quên bao nhiêu khoản trong danh sách này?

• Bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng. Năm 2026, tổng mức đóng BHXH, BHYT, BHTN là 32% quỹ lương đóng bảo hiểm, doanh nghiệp gánh 21,5% và người lao động 10,5% (theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024). Lương thợ 10 triệu thì chi phí thật của bạn là 12,15 triệu.
• Thời gian chết. Thợ chờ vật tư, chờ bản vẽ, chờ khách duyệt mẫu. Bạn vẫn trả lương cho những giờ đó.
• Hàng lỗi, phế liệu, bảo hành. Cắt sai một tấm tôn là mất cả vật tư lẫn công; bảo hành còn tốn thêm người đi xử lý.
• Chi phí bán hàng. Quảng cáo Facebook, hoa hồng, quà Tết khách, chiết khấu cuối năm.
• Công nợ. Khách trả sau 45 ngày là bạn cho họ vay không lãi bằng vốn của mình.
• Khấu hao máy móc. Máy 300 triệu dùng 5 năm là 5 triệu một tháng, dù tháng đó không chi đồng nào.
• Lương của chính bạn. Chủ phải có lương trong bảng tính, nếu không bạn đang trợ giá cho khách bằng thời gian của mình.
• Chi phí quản lý. Kế toán thuê ngoài, phần mềm, điện nước văn phòng, lệ phí.

Công thức tính giá thành đủ, làm theo 5 bước

Cách tính giá thành này xưởng hay shop đều dùng được, không cần phần mềm đắt tiền.

1. Gom chi phí một tháng. Lấy sao kê ngân hàng và sổ chi tiền mặt 3 tháng gần nhất, cộng lại chia 3. Đừng lấy một tháng đẹp.
2. Chia thành 3 nhóm. Trực tiếp (vật tư, công thợ), chung (mặt bằng, điện, quản lý, khấu hao), ẩn (lỗi, bảo hành, chiết khấu, nợ khó đòi).
3. Đếm sản lượng thật. Bao nhiêu giờ công, bao nhiêu đơn, bao nhiêu suất ăn. Lấy mức trung bình, đừng lấy lúc cao điểm.
4. Tính giá thành một đơn vị. Tổng chi phí chia cho sản lượng. Đây là con số quan trọng nhất trong doanh nghiệp bạn.
5. Cộng lợi nhuận bằng phép chia. Muốn lời 25% trên giá bán thì lấy giá thành chia cho 0,75, không phải nhân 1,25. Nhân 1,25 chỉ cho bạn 20%, mất 5% mỗi đơn mà không biết.

Bảng tính mẫu cho một xưởng 12 người

Số dưới đây là ví dụ giả định, thay bằng số thật của bạn.

Nhóm chi phí	Lấy số ở đâu	Một tháng
Vật tư trực tiếp	Hóa đơn nhập kho	240.000.000đ
Lương thợ trực tiếp	Bảng lương	96.000.000đ
Bảo hiểm phần doanh nghiệp đóng	Quỹ lương đóng bảo hiểm × 21,5%	20.640.000đ
Điện, khí, dao cắt, khấu hao	Hóa đơn + bảng khấu hao	28.000.000đ
Quản lý, mặt bằng, lương chủ	Sổ chi	45.000.000đ
Hàng lỗi và bảo hành	Ước theo 3 tháng gần nhất	15.000.000đ
Tổng		444.640.000đ

Tháng đó xưởng chạy 1.850 giờ công. Giá thành một giờ công là 444.640.000 ÷ 1.850 = 240.346đ. Muốn lời 25% trên giá bán, giá chào là 240.346 ÷ 0,75 = 320.461đ. Có số này, anh Tuấn báo giá trong 10 phút.

Bạn tự làm được ngay hôm nay, 90 phút và không tốn đồng nào

Không cần mua phần mềm, không cần thuê ai. Làm đúng thứ tự này:

1. Mở Google Sheet mới, tạo 4 cột: Ngày, Nội dung chi, Số tiền, Nhóm.
2. Tải sao kê ngân hàng 3 tháng gần nhất dạng Excel hoặc CSV, dán vào.
3. Xóa hết tên khách, số tài khoản, số điện thoại. Chỉ giữ nội dung chi và số tiền.
4. Dán phần đã làm sạch vào một công cụ AI miễn phí: "Xếp mỗi dòng chi vào một trong ba nhóm: trực tiếp, chung, ẩn. Trả về dạng bảng."
5. Kiểm lại bằng mắt. AI xếp nhầm khoảng 1 trên 10 dòng — chỗ này người thật bắt buộc phải làm.
6. Cộng từng nhóm, chia cho sản lượng tháng, so với giá bạn đang bán.

Giá đang bán thấp hơn giá thành đầy đủ nghĩa là bạn vừa tìm ra chỗ tiền chảy đi. Muốn đi tiếp, xem lộ trình đưa AI vào doanh nghiệp.

Bốn sai lầm khiến bảng giá của bạn sai nhiều năm liền

Một, nhân thay vì chia. Lời 30% trên giá bán là chia 0,7, không phải nhân 1,3.

Hai, không tính lương chủ và người nhà. Vợ bạn làm kế toán không nhận lương, mẹ bạn trông quán buổi trưa. Ngày họ nghỉ, bạn phải thuê người và giá thành nhảy vọt.

Ba, phân bổ chi phí cố định theo tháng cao điểm. Tháng 12 chạy 2.400 giờ công nên chi phí chung mỗi giờ rất thấp. Lấy số đó báo giá cả năm là tự đào hố cho tháng 6.

Bốn, giảm giá theo cảm tính. Không có bảng giá thành, bạn giảm 10% mà không biết biên lợi nhuận chỉ 8%. Có bảng, bạn biết mức sàn và từ chối được bình tĩnh.

Khi nào nên thuê phòng Kế toán nội bộ AI

Tự làm là đủ nếu bạn có dưới 20 mã hàng, giá vật tư ít đổi. Nên cân nhắc thuê khi có ít nhất hai dấu hiệu: hơn 100 mã hàng; giá vật liệu đổi hàng tháng; bạn mất hai buổi mỗi tháng để cộng sổ; hoặc không trả lời được câu "mặt hàng nào đang lỗ".

Phòng Kế toán nội bộ AI của MOHILA giá 2.000.000đ một tháng, làm phần lặp lại: đọc sao kê và hóa đơn, phân loại chi phí, cập nhật giá thành theo giá vật tư mới, cảnh báo mặt hàng tụt biên lợi nhuận. Thuê người tương ứng tốn 8–12 triệu một tháng. Thuê từ hai phòng giảm 15%, xem bảng giá hoặc 5 phòng ban AI.

Chúng tôi không đập bỏ cách bạn đang làm, chỉ ghép AI chạy song song với sổ sách hiện tại, đo bằng con số rồi mới mở rộng. AI làm việc, người thật chịu trách nhiệm.

Câu hỏi thường gặp

Định giá sản phẩm nên tính lời trên giá vốn hay trên giá bán?

Nên tính trên giá bán, vì đó là cách ngân hàng và đối tác đọc báo cáo của bạn. Muốn lời 25% trên giá bán, lấy giá thành chia cho 0,75. Quen tính trên giá vốn thì phải ghi rõ để khỏi nhầm khi so sánh.

Hộ kinh doanh không có kế toán thì tính giá thành thế nào?

Vẫn làm được bằng một file Google Sheet. Mỗi ngày ghi ba dòng: tiền vào, tiền hàng, chi khác. Cuối tháng cộng lại rồi chia cho sản lượng. Hộ kinh doanh không phải lập sổ sách như công ty, nhưng vẫn cần biết giá thành để không bán lỗ.

Bao lâu nên tính lại giá thành một lần?

Ba tháng một lần với hàng sản xuất, một tháng một lần nếu giá vật liệu biến động mạnh như sắt thép, thực phẩm tươi hay cước vận tải. Tính lại ngay khi bạn tăng lương, thuê thêm người hoặc đổi mặt bằng.

AI có tự tính giá thành chính xác không?

AI làm rất nhanh phần phân loại và tính toán, tiết kiệm 29–72% chi phí trên từng phần việc lặp lại. Nhưng AI không biết tấm tôn nào bị cắt hỏng hay khách nào chậm trả. Người thật vẫn phải kiểm số đầu vào và ký duyệt bảng giá.

Chốt lại

Định giá sản phẩm không phải chuyện cảm tính. Giá thành đầy đủ là con số nền của mọi quyết định: báo giá, chọn mặt hàng, nhận hay từ chối đơn. Bỏ 90 phút cuối tuần này làm bảng tính đầu tiên, bạn sẽ thấy chỗ tiền đang rò. MOHILA nhận giao việc đầu tiên 0đ, gửi kết quả mẫu trong 48 giờ, dùng thử 7 ngày. Zalo 0936 911 656, email mohinhlai@gmail.com.