Sổ ghi lãi mà két rỗng là chuyện thường ở doanh nghiệp nhỏ đang lớn nhanh. Bài này chỉ 5 chỗ tiền bị kẹt và cách làm bảng dự báo dòng tiền 13 tuần trong một buổi tối.
Tháng Ba, xưởng bao bì 18 người ký được hợp đồng lớn nhất từ trước tới nay. Cả xưởng mừng. Chủ xưởng nhập giấy, chạy tăng ca, giao hàng đúng hẹn. Kế toán chốt sổ báo lãi hơn 90 triệu. Tháng Sáu, cũng chính người đó phải vay nóng của em vợ để trả lương và đóng bảo hiểm. Sổ vẫn ghi lãi, két thì rỗng. Đây không phải chuyện hiếm và cũng không do ai gian lận. Dòng tiền doanh nghiệp nhỏ vỡ kiểu này khá thường, chỉ là ít người gọi đúng tên.
Trả lời thẳng: Lãi và tiền là hai thứ khác nhau. Lãi được ghi nhận khi bạn xuất hóa đơn, còn tiền chỉ vào két khi khách thật sự chuyển khoản. Doanh nghiệp có lãi vẫn âm dòng tiền khi tiền ra sớm hơn tiền vào: mua nguyên liệu trả ngay, bán chịu 45 ngày, hàng tồn nằm kho, và tiền lãi nằm hết trong máy móc vừa mua.
Lãi và tiền là hai đồng hồ chạy khác nhịp
Báo cáo kết quả kinh doanh trả lời câu hỏi "việc buôn bán này có hiệu quả không". Báo cáo dòng tiền trả lời câu hỏi khác hẳn: "tháng sau tôi có đủ tiền trả lương không". Bạn có thể trả lời có cho câu đầu và không cho câu sau, cùng lúc.
Lý do nằm ở nguyên tắc ghi nhận. Khi bạn giao hàng và xuất hóa đơn 300 triệu cho khách trả sau 45 ngày, kế toán ghi doanh thu ngay hôm đó. Nhưng tiền chỉ về sau một tháng rưỡi. Trong khoảng trống ấy bạn vẫn phải trả tiền nguyên liệu, tiền điện, tiền lương và tiền bảo hiểm xã hội, vốn phải đóng hằng tháng theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025.
Cách nhớ: lãi là điểm số của trận đấu, dòng tiền là oxy để bạn thở hết trận. Thua điểm vài trận vẫn đá tiếp, hết oxy thì dừng ngay.
Năm chỗ tiền của bạn đang bị kẹt
Nếu sổ báo lãi mà két rỗng, tiền của bạn chắc chắn đang nằm ở một trong năm chỗ này:
| Chỗ kẹt | Dấu hiệu nhận ra | Việc làm ngay |
|---|---|---|
| Công nợ khách | Khách trả sau 45 đến 90 ngày | Rút ngắn hạn, đặt cọc với khách mới |
| Hàng tồn kho | Kho đầy, hàng không xoay | Xả hàng chậm luân chuyển, giảm nhập |
| Trả trước cho nhà cung cấp | Ứng tiền mà hàng chưa về | Xin trả sau 15 đến 30 ngày |
| Đầu tư tài sản | Vừa mua máy, mua xe bằng tiền mặt | Chuyển sang trả góp, giữ tiền mặt |
| Chủ rút tiền không ghi | Két hụt mà không biết vì sao | Ấn định mức rút cố định mỗi tháng |
Công nợ và hàng tồn thường chiếm phần lớn, và đây cũng là hai chỗ xoay được nhanh nhất mà không cần vay thêm đồng nào: siết kỷ luật thu tiền, ngừng nhập hàng theo cảm tính.
Bảng dự báo dòng tiền 13 tuần cho doanh nghiệp nhỏ
Công ty lớn gọi đây là dự báo dòng tiền, nhưng bản dùng cho xưởng 20 người chỉ gọn trong một trang tính. Mười ba tuần tương đương một quý, đủ dài để thấy khúc hụt và đủ ngắn để bạn kịp xoay.
Cấu trúc gồm bốn dòng, cột là 13 tuần:
- Tiền đầu tuần: số dư thật trong tài khoản và két.
- Tiền vào dự kiến: chỉ ghi khoản bạn tin sẽ về, gắn với từng khách và từng hóa đơn cụ thể.
- Tiền ra dự kiến: lương, bảo hiểm, thuê mặt bằng, trả nhà cung cấp, trả nợ vay, thuế.
- Tiền cuối tuần: đầu tuần cộng vào trừ ra. Ô nào âm thì tô đỏ.
Giá trị lớn nhất của bảng không nằm ở độ chính xác, mà ở chỗ hôm nay bạn đã thấy tuần thứ 7 sẽ âm 60 triệu, tức còn sáu tuần để đòi nợ, giãn thanh toán hoặc hoãn mua máy. Biết trước sáu tuần thì có nhiều cách xử lý. Biết trước sáu ngày thì chỉ còn vay nóng.
Bạn tự làm được ngay hôm nay
Một buổi tối, chỉ cần Google Trang tính:
- Ghi số tiền thật bạn đang có: số dư tài khoản cộng tiền mặt trong két, tính đến hôm nay.
- Liệt kê mọi khoản phải chi trong 13 tuần tới theo tuần, bắt đầu từ các khoản chắc chắn: lương, bảo hiểm, mặt bằng, nợ vay, thuế.
- Liệt kê khoản sẽ thu, gắn tên khách và hạn thanh toán. Nếu khách hay trễ, hãy đẩy lùi thêm hai tuần cho sát thực tế.
- Tính dòng "tiền cuối tuần" cho cả 13 cột. Tô đỏ mọi ô âm.
- Nhìn ô đỏ đầu tiên, đếm còn bao nhiêu tuần nữa. Đó là thời gian bạn có để hành động.
- Chọn hai việc dễ nhất: đòi ba khoản nợ lớn nhất, và hoãn một khoản mua sắm chưa cấp thiết.
- Mỗi sáng thứ Sáu, cập nhật lại số thật của tuần vừa rồi và đẩy bảng thêm một tuần.
Làm đủ ba tháng, bạn sẽ dự đoán khá sát và hết bị bất ngờ vào ngày trả lương.
Sai lầm thường gặp: lớn nhanh làm chết doanh nghiệp đang có lãi
Nhận đơn to mà không tính tiền phải ứng. Đơn càng lớn, tiền nguyên liệu ứng trước càng nhiều và thời gian chờ thu càng dài. Trước khi ký, hãy tính xem bạn phải bỏ ra bao nhiêu và ôm khoản đó trong bao nhiêu ngày.
Coi số dư tài khoản là tiền của mình. Trong 200 triệu đang nằm đó có thể có 80 triệu lương sắp trả và 40 triệu thuế sắp nộp. Tiền chưa tiêu không có nghĩa là tiền rảnh.
Mua tài sản bằng tiền mặt của vốn lưu động. Mua máy 250 triệu trả một lần làm lãi trên sổ không đổi nhiều nhưng rút cạn oxy của bạn. Trả góp đắt hơn một chút mà giữ được nhịp thở.
Mở rộng khi công nợ chưa gọn. Mở điểm bán thứ hai trong lúc khách còn nợ 300 triệu là nhân đôi rủi ro chứ không phải nhân đôi doanh thu.
Chỉ nhìn báo cáo tháng. Dòng tiền chết trong vòng vài tuần, còn báo cáo tháng đến chậm hơn thế. Hãy theo dõi theo tuần.
Khi nào nên thuê phòng Kế toán nội bộ AI của MOHILA
Nếu bạn tự cập nhật bảng 13 tuần đều đặn thì cứ tiếp tục, không cần thuê ai. Nhưng nếu đã ba tuần liền bạn không mở bảng, hoặc con số trong bảng lệch quá xa thực tế vì không ai cập nhật, thì việc này cần một người làm đều tay.
Phòng Kế toán nội bộ AI của MOHILA nhận sao kê ngân hàng và bảng công nợ, tự cập nhật dự báo 13 tuần, và cảnh báo bạn qua Zalo khi có tuần sắp âm. Kèm theo là báo cáo lời lỗ hằng tuần để bạn nhìn được cả hai đồng hồ cùng lúc. Giá thuê 2.000.000đ một tháng, so với 8 đến 12 triệu nếu tuyển kế toán nội bộ làm cùng đầu việc; thuê từ hai phòng giảm 15%, xem bảng giá. Nhiều chủ ghép thêm Trợ lý Giám đốc AI để có bản tóm tắt mỗi sáng.
Chỗ AI chưa làm được: AI không biết khách nào sắp khất nợ nếu bạn không nói ra, và không quyết định thay bạn chuyện hoãn mua máy hay dừng nhận đơn. AI làm việc, người thật chịu trách nhiệm. Bạn không phải đổi cách đang làm, cứ để phòng AI chạy song song một tháng rồi so số. Muốn thử, giao việc đầu tiên 0đ, kết quả mẫu trong 48 giờ và 7 ngày dùng thử.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có lãi vẫn phá sản được không?
Có, và đây là nguyên nhân phổ biến. Doanh nghiệp dừng hoạt động khi hết tiền trả lương, trả nhà cung cấp hay trả nợ đến hạn, chứ không phải khi báo cáo ghi lỗ. Lãi trên sổ mà tiền nằm hết trong công nợ và hàng tồn thì bạn vẫn mất khả năng thanh toán.
Nên giữ quỹ dự phòng bao nhiêu là đủ?
Mức nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam áp dụng là đủ chi phí cố định cho 4 đến 8 tuần, gồm lương, bảo hiểm và mặt bằng. Hãy tính con số của bạn rồi tách riêng vào một tài khoản không dùng cho chi tiêu hằng ngày.
Dự báo 13 tuần khác gì báo cáo lưu chuyển tiền tệ?
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhìn về quá khứ và phục vụ hồ sơ tài chính. Bảng 13 tuần nhìn về phía trước và phục vụ quyết định của bạn tuần này. Doanh nghiệp nhỏ cần bảng nhìn tới nhiều hơn, vì tiền hết trong tương lai chứ không hết trong quá khứ.
Tôi là hộ kinh doanh, có cần theo dõi dòng tiền không?
Rất cần. Từ 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán mà tự kê khai theo doanh thu thực tế, nên tiền thuế phải nộp sẽ biến động theo tháng. Không dự báo trước thì bạn dễ bị hụt tiền đúng kỳ nộp.
Chốt lại
Lãi cho bạn biết mình làm ăn có hiệu quả, dòng tiền cho bạn biết mình còn trụ được bao lâu. Chủ doanh nghiệp nhỏ cần nhìn cả hai, theo tuần chứ không theo quý. Bắt đầu tối nay bằng bảng 13 tuần với bốn dòng. Muốn có người cập nhật giúp và báo trước khi tuần nào sắp âm, nhắn Zalo hoặc gọi 0936 911 656, mail mohinhlai@gmail.com. Xem thêm lộ trình đưa AI vào doanh nghiệp và kho bài hướng dẫn.
Giao việc đầu tiên cho AI — miễn phí
Kể cho chúng tôi một việc đang ngốn thời gian của bạn. Trong 48 giờ, bạn nhận kết quả mẫu — thấy được mới tính tiếp, không thấy được thì thôi, không mất gì.
Hoặc gọi/Zalo 0936 911 656 — gặp Phước San