Ngại nhắc thì mất tiền, nhắc sai thì mất khách. Bài này chỉ cho bạn bảng công nợ 6 cột, lịch nhắc 5 mốc và mẫu tin nhắn cụ thể để thu tiền mà vẫn giữ được quan hệ.
Bạn mở Zalo, kéo tới tên khách quen, gõ nửa dòng rồi xóa. Gõ lại, lại xóa. Cuối cùng nhắn "Dạ anh xem giúp em khoản tháng trước nhé ạ" kèm ba mặt cười. Khách thả tim, và không chuyển tiền. Chủ một công ty giao nhận 14 người ở Hải Phòng kể: ba khách lớn chiếm gần 40% doanh thu, khoản cũ nhất đã 118 ngày, mà anh không dám gọi vì sợ mất mối. Lương thì vẫn trả đúng ngày, tiền dầu vẫn ứng trước. Nợ không mất đi vì bạn ngại, nó chỉ chuyển từ túi khách thành gánh nặng của bạn.
Trả lời thẳng: Cách nhắc thu tiền không mất lòng là biến việc đòi nợ thành quy trình có sẵn thay vì quyết định cảm tính từng lần. Bạn cần bảng quản lý công nợ chia theo tuổi nợ và lịch nhắc 5 mốc cố định: trước hạn 3 ngày, đúng hạn, quá 7 ngày, quá 21 ngày, quá 45 ngày. Nhắn đúng lịch, ngắn, kèm số chứng từ.
Vì sao ngại đòi lại làm bạn mất cả tiền lẫn khách
Người ngại đòi thường nghĩ im lặng là giữ quan hệ. Thực tế ngược lại. Khi bạn không nhắc, khách xếp bạn xuống cuối danh sách ưu tiên chi, vì họ có mười nhà cung cấp và ai đòi rát thì trả trước.
Tệ hơn, đến lúc chịu hết nổi thì lời nhắc bật ra kèm cảm xúc dồn nén ba tháng. Câu nói lúc đó nặng hơn năm lời nhắc nhẹ rải đều. Đó mới là lúc mất lòng thật.
Còn một cái giá ít ai tính: nợ càng lâu, khả năng thu được càng giảm. Quá 30 ngày vẫn dễ nói chuyện. Qua mốc 90 ngày, người phụ trách bên khách có thể đã nghỉ việc, chứng từ thất lạc. Nhắc sớm không phải làm phiền, mà là giữ cho khoản nợ còn dễ xử lý.
Bảng quản lý công nợ: 6 cột và bốn nhóm tuổi nợ
Không có bảng thì mọi lời nhắc đều là cảm tính. Sáu cột dưới đây là đủ:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Khách hàng | Tên công ty và tên người thực sự duyệt chi |
| Số chứng từ | Số hóa đơn hoặc số biên bản giao hàng |
| Số tiền còn nợ | Sau khi trừ khoản đã trả một phần |
| Hạn thanh toán | Ngày cụ thể, không ghi "cuối tháng" |
| Số ngày quá hạn | Hôm nay trừ hạn thanh toán |
| Lần nhắc gần nhất | Ngày, kênh, ai nhắc, khách trả lời gì |
Từ cột "số ngày quá hạn", bạn có bốn nhóm: chưa tới hạn, quá 1 đến 30 ngày (chỉ cần nhắc đều), quá 31 đến 60 ngày (bắt đầu rủi ro, cần người phụ trách riêng), quá trên 60 ngày (dừng cấp hàng mới, thương lượng lịch trả). Mỗi sáng thứ Ba bạn chỉ nhìn tổng tiền bốn nhóm. Nhóm trên 60 ngày phình lên là dấu hiệu bạn đang bán cho người không có khả năng trả.
Lịch nhắc 5 mốc và cách viết từng tin
Nguyên tắc: càng sớm càng nhẹ, càng muộn càng rõ, nhưng luôn lịch sự và luôn có số liệu.
- Trước hạn 3 ngày. Zalo, giọng nhắc lịch: "Chào anh Tuấn, hóa đơn 0157 trị giá 34.500.000đ đến hạn ngày 12/09, em gửi lại file cho anh tiện duyệt ạ."
- Đúng ngày đến hạn. Nhắn ngắn kèm số tài khoản: "Hôm nay là hạn hóa đơn 0157 anh nhé, em gửi lại STK."
- Quá 7 ngày. Gọi điện thay vì nhắn. Hỏi hai điều: chứng từ có vướng gì không, và anh dự kiến ngày nào chi. Ghi ngày khách hứa vào bảng.
- Quá 21 ngày. Gửi email chính thức kèm bảng đối chiếu công nợ, cc kế toán bên khách. Email tạo dấu vết, dấu vết làm khách nghiêm túc hơn.
- Quá 45 ngày. Chủ gọi trực tiếp cho người quyết định bên kia, đề xuất trả làm 2 hoặc 3 đợt, đồng thời báo tạm dừng đơn mới cho tới khi nhận đợt đầu.
Ba chi tiết làm lời nhắc bớt căng: gọi đúng số chứng từ thay vì nói "khoản nợ", đề xuất giải pháp thay vì chỉ đòi, và để một người cố định phụ trách.
Bạn tự làm được ngay hôm nay
Trong một buổi chiều, không tốn đồng nào:
- Mở Google Trang tính, tạo file "CÔNG NỢ", gõ 6 cột trên. Nhập hết khoản đang nợ, kể cả khoản bạn nghĩ chắc mất.
- Thêm cột số ngày quá hạn bằng công thức lấy hôm nay trừ hạn thanh toán, tô đỏ ô trên 60 ngày.
- Sắp xếp giảm dần theo số tiền, chọn 5 khoản lớn nhất.
- Soạn sẵn 5 mẫu tin cho 5 mốc, lưu vào ghi chú điện thoại.
- Đặt lịch lặp: 8h30 thứ Ba hằng tuần, tên "Rà công nợ 20 phút".
- Nhắc ngay 5 khoản lớn nhất hôm nay, đúng mẫu tin theo tuổi nợ.
- Ghi phản hồi vào cột cuối. Tuần sau đọc cột đó là biết ai giữ lời.
Sai lầm thường gặp khi nhắc thu tiền
Nhắc chung chung. "Anh xem giúp em khoản còn tồn nhé" là câu dễ bị bỏ qua nhất: không số tiền, không chứng từ, không hạn. Khách không có gì để hành động.
Xin lỗi khi đòi tiền. Mở đầu bằng "em ngại quá" là tự hạ vị thế cho khoản bạn có quyền nhận. Lịch sự khác với xin lỗi.
Nhắc rồi để đó. Khách hứa "tuần sau anh chuyển", bạn không ghi lại, tuần sau quên. Khách học được rằng hứa với bạn không có hậu quả gì.
Vẫn giao hàng cho khách nợ quá lâu. Sai lầm đắt nhất. Mỗi đơn mới giao cho khách quá hạn 90 ngày là bạn cho vay thêm, không lãi, không bảo đảm.
Không ghi rõ hạn thanh toán trên chứng từ. Ghi "thanh toán sau khi nhận hàng" thì không có mốc để nhắc. Luôn ghi ngày cụ thể.
Chặn nợ xấu từ lúc ký, đừng đợi tới lúc đòi
Phần lớn khoản khó đòi sinh ra ngay lúc bạn nhận đơn, không phải lúc khách chậm trả. Ba việc nên làm trước khi giao hàng: đặt cọc 30% với khách mới, ghi hạn thanh toán bằng ngày cụ thể trên đơn hàng và biên bản giao nhận, và đặt hạn mức công nợ cho từng khách, ví dụ khách mới tối đa 50 triệu.
Xuất hóa đơn đúng lúc cũng giúp rất nhiều. Từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ và cá nhân kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng một năm bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Chứng từ rõ ràng là căn cứ mạnh nhất khi đối chiếu với kế toán bên khách.
Khi nào nên thuê phòng Kế toán nội bộ AI của MOHILA
Dưới 15 khách nợ thường xuyên thì tự làm là đủ. Vượt mức đó, hoặc khi bạn đã bỏ lỡ ba tuần rà soát liên tiếp, là lúc nên giao việc này cho người làm đều tay hơn.
Phòng Kế toán nội bộ AI của MOHILA giữ bảng công nợ luôn cập nhật, tự tính tuổi nợ, soạn sẵn tin nhắn từng mốc theo giọng của bạn, sáng thứ Ba gửi danh sách ai cần nhắc hôm nay. Giá thuê 2.000.000đ một tháng, thay cho 8 đến 12 triệu nếu tuyển nhân sự làm cùng đầu việc; thuê từ hai phòng giảm 15%, xem bảng giá. Nhiều chủ ghép chung với phòng Chăm sóc khách hàng để một đầu mối vừa chăm vừa nhắc.
Chỗ AI không làm thay được: cuộc gọi ở mốc 45 ngày và quyết định có bán chịu tiếp hay không. Đó là việc của bạn. AI làm việc, người thật chịu trách nhiệm. Muốn xem thử, giao việc đầu tiên 0đ, kết quả mẫu trong 48 giờ và 7 ngày dùng thử.
Câu hỏi thường gặp
Nhắc thu tiền bao nhiêu lần là vừa, không thành làm phiền?
Năm lần trong 45 ngày đầu là mức hợp lý và hầu hết khách chấp nhận được, vì mỗi lần cách nhau ít nhất một tuần và luôn có nội dung mới. Thứ gây khó chịu không phải số lần, mà là nhắc lặp một câu chung chung.
Khách hứa trả rồi lại khất, tôi nên làm gì?
Ghi ngày khách hứa vào bảng công nợ và nhắn xác nhận bằng văn bản: "Em ghi nhận anh chuyển ngày 20/09 nhé." Lần khất thứ hai thì đề nghị chia hai đợt và tạm dừng đơn mới. Lời hứa có ghi chép được giữ nhiều hơn lời hứa qua điện thoại.
Có nên tính lãi chậm trả với khách nhỏ không?
Chỉ nên khi hợp đồng có điều khoản đó từ đầu và bạn thật sự sẵn sàng áp dụng. Với khách nhỏ ở Việt Nam, cách hiệu quả hơn thường là chiết khấu 1% đến 2% cho khoản thanh toán sớm. Thưởng dễ nói chuyện hơn phạt.
Nên nhắc qua Zalo hay email?
Zalo cho ba mốc đầu vì nhanh và khách đọc ngay. Email cho mốc 21 ngày trở đi vì tạo dấu vết chính thức và cc được kế toán bên khách. Với khoản lớn thì gửi cả hai, nội dung giống nhau để khách không hiểu sai con số.
Chốt lại
Đòi nợ không mất lòng không nằm ở câu chữ khéo, mà nằm ở tính đều đặn. Có bảng công nợ, có tuổi nợ, có 5 mốc nhắc cố định, bạn sẽ không phải ngồi soạn rồi xóa tin nhắn nữa. Bắt đầu bằng 5 khoản lớn nhất ngay chiều nay. Muốn có người làm đều tay mỗi tuần, gọi hoặc nhắn Zalo 0936 911 656, mail mohinhlai@gmail.com. Xem thêm các phòng ban AI.
Giao việc đầu tiên cho AI — miễn phí
Kể cho chúng tôi một việc đang ngốn thời gian của bạn. Trong 48 giờ, bạn nhận kết quả mẫu — thấy được mới tính tiếp, không thấy được thì thôi, không mất gì.
Hoặc gọi/Zalo 0936 911 656 — gặp Phước San